Создание организации
Организация — это самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, не имеющий в своем составе других юридических лиц, который осуществляет торговую и/или производственную деятельность и связанные с ней услуги.
Организация создается на уровне Администрирования.
Организация — это базовое понятие в Smartup. Его расшифровку, а также трактовку других общих понятий, вы найдете в соответствующей статье Глоссария.
Для создания организации следуйте 3 нижеописанным шагам:
Перейдите в раздел меню Главное → Организации и нажмите кнопку Создать.
В открывшемся окне:
Задайте название Вашей организации.
Укажите базовую валюту. После сохранения организации дальнейшее редактирование базовой валюты невозможно.
Часовой пояс. Часовой пояс указывается с целью точной фиксации посещений Ваших сотрудников их рабочих зон, отслеживания изменений той или иной документации.
Статус. Обозначает, активна или не активна Ваша организация.
Порядковый номер. Необходим, если у вас несколько организаций, и Вам необходимо упорядочить организацию в списке.
Укажите юридическое лицо, которому принадлежит организация. Переход на форму создания юридического лица можно совершить непосредственно из формы создания организации, см. рис. Юридическое лицо (создание) ниже. В графе формы осуществлен переход на создание физического лица в графе Руководитель. Укажите данные юридического и физического лица. Сохраните формы.
Можно также указать альтернативное название организации, если таковое имеется.
Включите тумблер, если Ваша организация является плательщиком налога на добавленную стоимость. Укажите процентную ставку НДС в появившемся поле.
Включите тумблер, если Ваша организация является плательщиком акцизного налога. Укажите ставку и счет акцизной дебеторской задолженности.
Базовая валюта — это бухгалтерский термин, относящийся к валюте, используемой инвестором для ведения бухгалтерской книги. При создании организации необходимо указать единую базовую валюту, в которой будут отображаться Ваши финансовые отчеты и рассчитываться маржинальные требования. Несмотря на то, что базовая валюта, как правило, является основной формой выражения средств и инструментов, которыми оперирует организация, она также может иметь балансы и осуществлять операции в других валютах.
Следующим этапом в создании организации будет наполнение справочников Юридические и Физические лица. Данный процесс необходим, так как из списка юридических лиц формируется база Ваших контрагентов, а из списка физических лиц — база Ваших сотрудников и пользователей системы.
Пройдите в меню раздела Справочники → Основное → Юридические лица. Нажмите на кнопку Создать.
В отобразившемся окне:
Укажите полно название юридического лица;
Альтернативное название, если таковое имеется;
Статус юридического лица в системе Активный / Неактивный;
Идентификационный Номер Налогоплательщика (ИНН);
Общий Классификатор Экономической Деятельности (ОКЭД);
Владельца (юр. лицо), если созданная Вами организация является дочерним предприятием;
Руководителя (физическое лицо);
Код плательщика НДС;
GPS-координаты;
Ориентир
Также в нижней области окна, Вы можете указать: характеристики; расчетный счет; добавить файлы, релевантные юридического лица; оставить примечание.
Для формирования справочника физических лиц пройдите в раздел меню Справочники → Основное → Физические лица кнопка Создать.
В отобразившемся окне укажите:
Фамилию, имя и отчество в соответствующих графах;
Код, если имеется;
Дату рождения;
Статус сотрудника в системе — Активный / Неактивный;
Регион, где Ваш сотрудник работает;
Юридическое лицо к которому относится создаваемое физическое лицо;
Также в нижней области окна Вы можете обозначить характеристики физического лица; внести расчетный счет банковской карты; прикрепить релевантные файлы: копию паспорта, копии других документов; оставить примечание.
Если у Вас уже есть база контрагентов (юридических лиц) и сотрудников (физических лиц) Вашей организации, удобнее будет воспользоваться функцией импорта и массово загрузить списки в систему. Для этого в каждой из форм — физические и юридические лица — рядом с кнопкой Создать отыщите кнопку с изображением перевернутого треугольника. При нажатии на нее откроется окно импортирования. Нажмите кнопку Шаблон, загрузите шаблон, скопируйте данные в шаблон и загрузите или перетащите файл в специальную прямоугольную зону. После этого в системе появится список Ваших сотрудников, и Вы сможете проверить все данные. Возможные ошибки появятся справа в колонке Ошибки. После сохранения документа список сотрудников либо юридических лиц добавится в систему.
Для добавления пользователя перейдите в раздел меню Главное → Пользователи. Нажмите на кнопку Создать.
Заполните всю необходимую информацию по пользователю. Укажите физическое лицо, определяющее пользователя, выбрав из ниспадающего списка или кликнув активный переход Добавить на форму Физические лица и заполнив всю информацию по физическому лицу. Далее обозначьте роль пользователя в системе. Это необходимо для регулирования прав доступа пользователя к той или иной информации. С информацией, как создаются и назначаются роли, Вы можете ознакомиться ниже в данной статье.
Важно! При добавлении нового пользователя избегайте повторений имен пользователей для корректной работы программы. Также при создании нового пользователя его обязательно нужно привязать к соответствующему штату. Как создаются штаты, читайте ниже.
В системе по умолчанию имеется список созданных ролей для прикрепления их к пользователям. Роли дают доступ к тем или иным действиям и формам. При необходимости вы можете создавать в системе свои роли и назначать их пользователям. Для этого перейдите в раздел меню Главное → Основное → Пользователи → Роли. Нажмите кнопку Создать.
Штаты также можно создать другими способами: перейдите в раздел меню Справочники → Основное → Штат. Нажмите кнопку Создать. В отобразившейся форме задайте название создаваемого штата. Например, бухгалтер. Также в форме реализована возможность прикрепления штата непосредственно к рабочим зонам и обозначения принадлежности штата к определенной группе штатов. Или если у вас большое количество штатов, Вы можете их импортировать посредством шаблона в систему Smartup.
Теперь, когда Ваша организация создана, необходимо создать рабочие зоны. Для добавления рабочей зоны переходим в Справочник → Основное → Рабочие зоны и посредством кнопки Создать добавляем в систему рабочую зону (например, создадим рабочую зону под названием «Yunusobod»).
Важно! Рабочие зоны создаются на уровне организации. Рабочие зоны — это настраиваемые территории, на основе которых осуществляются все рабочие процессы. Создавая для каждой территориальной единицы (район/территория/участок) отдельную рабочую зону, Вы получаете инструмент, позволяющий безболезненно выполнять действия по смене и рокировке полевого персонала (торговый представитель/доставщик/мерчандайзер). Также будет возможность осуществлять сравнение и анализ по территории, независимо от смены персонала на данной рабочей зоне.
Кликните на ранее созданную рабочую зону Yunusobod и нажмите на кнопку Прикрепление.
В отобразившейся форме прикрепления создайте необходимое количество данных по каждому пункту. Нажмите на вкладку Доступные, при этом появится соответствующая названию пункта кнопка Создать см. рис. ниже. Давайте пройдемся по пунктам и создадим необходимую информацию для формирования организационной структуры.
Также, на уровне Организации Вы можете настроить систему. Для этого пройдите в раздел меню Главное → Дополнительное → Настройки системы.
В открывшемся окне Вы можете указать количество дней в рабочей неделе, выбрать рабочую территорию, период отслеживания пользователей на карте, включить автогенерацию номеров накладных, включить политику проверки предоплат и настроить другие параметры на свое усмотрение.
Поздравляем! Вы только что успешно создали свою организацию.
Если у Вас остались вопросы по поводу создания организации, смело обращайтесь за помощью в Отдел заботы о клиентах посредством звонка в колл-центр или задайте вопрос в чат бокс, что расположен в правом нижнем углу Вашего окна.
Организация создается на уровне Администрирования.
Организация — это базовое понятие в Smartup. Его расшифровку, а также трактовку других общих понятий, вы найдете в соответствующей статье Глоссария.
Для создания организации следуйте 3 нижеописанным шагам:
Перейдите в раздел меню Главное → Организации и нажмите кнопку Создать.
В открывшемся окне:
Задайте название Вашей организации.
Укажите базовую валюту. После сохранения организации дальнейшее редактирование базовой валюты невозможно.
Часовой пояс. Часовой пояс указывается с целью точной фиксации посещений Ваших сотрудников их рабочих зон, отслеживания изменений той или иной документации.
Статус. Обозначает, активна или не активна Ваша организация.
Порядковый номер. Необходим, если у вас несколько организаций, и Вам необходимо упорядочить организацию в списке.
Укажите юридическое лицо, которому принадлежит организация. Переход на форму создания юридического лица можно совершить непосредственно из формы создания организации, см. рис. Юридическое лицо (создание) ниже. В графе формы осуществлен переход на создание физического лица в графе Руководитель. Укажите данные юридического и физического лица. Сохраните формы.
Можно также указать альтернативное название организации, если таковое имеется.
Включите тумблер, если Ваша организация является плательщиком налога на добавленную стоимость. Укажите процентную ставку НДС в появившемся поле.
Включите тумблер, если Ваша организация является плательщиком акцизного налога. Укажите ставку и счет акцизной дебеторской задолженности.
Базовая валюта — это бухгалтерский термин, относящийся к валюте, используемой инвестором для ведения бухгалтерской книги. При создании организации необходимо указать единую базовую валюту, в которой будут отображаться Ваши финансовые отчеты и рассчитываться маржинальные требования. Несмотря на то, что базовая валюта, как правило, является основной формой выражения средств и инструментов, которыми оперирует организация, она также может иметь балансы и осуществлять операции в других валютах.
Следующим этапом в создании организации будет наполнение справочников Юридические и Физические лица. Данный процесс необходим, так как из списка юридических лиц формируется база Ваших контрагентов, а из списка физических лиц — база Ваших сотрудников и пользователей системы.
Юридические лица
Пройдите в меню раздела Справочники → Основное → Юридические лица. Нажмите на кнопку Создать.
В отобразившемся окне:
Укажите полно название юридического лица;
Альтернативное название, если таковое имеется;
Статус юридического лица в системе Активный / Неактивный;
Идентификационный Номер Налогоплательщика (ИНН);
Общий Классификатор Экономической Деятельности (ОКЭД);
Владельца (юр. лицо), если созданная Вами организация является дочерним предприятием;
Руководителя (физическое лицо);
Код плательщика НДС;
GPS-координаты;
Ориентир
Также в нижней области окна, Вы можете указать: характеристики; расчетный счет; добавить файлы, релевантные юридического лица; оставить примечание.
Физические лица
Для формирования справочника физических лиц пройдите в раздел меню Справочники → Основное → Физические лица кнопка Создать.
В отобразившемся окне укажите:
Фамилию, имя и отчество в соответствующих графах;
Код, если имеется;
Дату рождения;
Статус сотрудника в системе — Активный / Неактивный;
Регион, где Ваш сотрудник работает;
Юридическое лицо к которому относится создаваемое физическое лицо;
Также в нижней области окна Вы можете обозначить характеристики физического лица; внести расчетный счет банковской карты; прикрепить релевантные файлы: копию паспорта, копии других документов; оставить примечание.
Если у Вас уже есть база контрагентов (юридических лиц) и сотрудников (физических лиц) Вашей организации, удобнее будет воспользоваться функцией импорта и массово загрузить списки в систему. Для этого в каждой из форм — физические и юридические лица — рядом с кнопкой Создать отыщите кнопку с изображением перевернутого треугольника. При нажатии на нее откроется окно импортирования. Нажмите кнопку Шаблон, загрузите шаблон, скопируйте данные в шаблон и загрузите или перетащите файл в специальную прямоугольную зону. После этого в системе появится список Ваших сотрудников, и Вы сможете проверить все данные. Возможные ошибки появятся справа в колонке Ошибки. После сохранения документа список сотрудников либо юридических лиц добавится в систему.
Пользователи
Для добавления пользователя перейдите в раздел меню Главное → Пользователи. Нажмите на кнопку Создать.
Заполните всю необходимую информацию по пользователю. Укажите физическое лицо, определяющее пользователя, выбрав из ниспадающего списка или кликнув активный переход Добавить на форму Физические лица и заполнив всю информацию по физическому лицу. Далее обозначьте роль пользователя в системе. Это необходимо для регулирования прав доступа пользователя к той или иной информации. С информацией, как создаются и назначаются роли, Вы можете ознакомиться ниже в данной статье.
Важно! При добавлении нового пользователя избегайте повторений имен пользователей для корректной работы программы. Также при создании нового пользователя его обязательно нужно привязать к соответствующему штату. Как создаются штаты, читайте ниже.
Роли
В системе по умолчанию имеется список созданных ролей для прикрепления их к пользователям. Роли дают доступ к тем или иным действиям и формам. При необходимости вы можете создавать в системе свои роли и назначать их пользователям. Для этого перейдите в раздел меню Главное → Основное → Пользователи → Роли. Нажмите кнопку Создать.
Штат
Штаты также можно создать другими способами: перейдите в раздел меню Справочники → Основное → Штат. Нажмите кнопку Создать. В отобразившейся форме задайте название создаваемого штата. Например, бухгалтер. Также в форме реализована возможность прикрепления штата непосредственно к рабочим зонам и обозначения принадлежности штата к определенной группе штатов. Или если у вас большое количество штатов, Вы можете их импортировать посредством шаблона в систему Smartup.
Рабочая зона
Теперь, когда Ваша организация создана, необходимо создать рабочие зоны. Для добавления рабочей зоны переходим в Справочник → Основное → Рабочие зоны и посредством кнопки Создать добавляем в систему рабочую зону (например, создадим рабочую зону под названием «Yunusobod»).
Важно! Рабочие зоны создаются на уровне организации. Рабочие зоны — это настраиваемые территории, на основе которых осуществляются все рабочие процессы. Создавая для каждой территориальной единицы (район/территория/участок) отдельную рабочую зону, Вы получаете инструмент, позволяющий безболезненно выполнять действия по смене и рокировке полевого персонала (торговый представитель/доставщик/мерчандайзер). Также будет возможность осуществлять сравнение и анализ по территории, независимо от смены персонала на данной рабочей зоне.
Кликните на ранее созданную рабочую зону Yunusobod и нажмите на кнопку Прикрепление.
В отобразившейся форме прикрепления создайте необходимое количество данных по каждому пункту. Нажмите на вкладку Доступные, при этом появится соответствующая названию пункта кнопка Создать см. рис. ниже. Давайте пройдемся по пунктам и создадим необходимую информацию для формирования организационной структуры.
Также, на уровне Организации Вы можете настроить систему. Для этого пройдите в раздел меню Главное → Дополнительное → Настройки системы.
В открывшемся окне Вы можете указать количество дней в рабочей неделе, выбрать рабочую территорию, период отслеживания пользователей на карте, включить автогенерацию номеров накладных, включить политику проверки предоплат и настроить другие параметры на свое усмотрение.
Поздравляем! Вы только что успешно создали свою организацию.
Если у Вас остались вопросы по поводу создания организации, смело обращайтесь за помощью в Отдел заботы о клиентах посредством звонка в колл-центр или задайте вопрос в чат бокс, что расположен в правом нижнем углу Вашего окна.
Обновлено на: 02/08/2023
Спасибо!