Быстрый старт Smartup
Для запуска и настройки программы Smartup выполните 8 шагов.
Создание организации
Наполнение справочника ТМЦ
Установка цен
Формирование базы контрагентов
Внесение начальных остатков
Закупка товаров у поставщиков
Продажа товара клиенту
Общие сведения
Программный продукт Smartup имеет многоорганизационную иерархию, программа допускает создание неограниченного количества организаций (филиалов). В свою очередь любая организация является отдельным контрагентом (юридическим лицом), а процессы, протекающие внутри одной организации, не пересекаются с другими организациями.
Организация — подразделение юридического лица, осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Организации (филиалы) наделяют имуществом, создавшее их юридическое лицо, и действует они на основании утверждённых им положений.
Создание организации подразумевает следующие этапы:
Занесение данных организации в одноименную форму;
Добавление пользователей в систему;
Формирование штатных единиц организации;
Назначение ролей пользователям.
Обозначение рабочих зон;
Организация создается на уровне Администрирования.
Для создания организации перейдите в раздел меню Главное → Основное → Организации. Нажмите кнопку Создать.
Обратите внимание, все поля помеченные * являются обязательными к заполнению.
В открывшемся окне заполните необходимые Вам поля данной формы. Укажите юридическое лицо, к которому относится организация, и руководителя, и определите методы работы организации, отметив является ли организация плательщиком НДС и Акцизного налога. При активации НДС и/или Акцизного налога нужно указать процентную ставку, и в дальнейшем система будет производить автоматический расчет согласно установленному проценту.
Следующим этапом в создании организации будет наполнение справочников Юридические и Физические лица. Данный процесс необходим, так как из списка юридических лиц формируется база Ваших контрагентов, а из списка физических лиц — база Ваших сотрудников и пользователей системы.
Если у Вас уже есть база контрагентов (юридических лиц) и сотрудников (физических лиц) Вашей организации, удобнее будет воспользоваться функцией импорта и массово загрузить списки в систему. Для этого в каждой из форм — физические и юридические лица — рядом с кнопкой Создать отыщите кнопку с изображением перевернутого треугольника. При нажатии на нее откроется окно импортирования. Нажмите кнопку Шаблон, загрузите шаблон, скопируйте данные в шаблон и загрузите или перетащите файл в специальную прямоугольную зону.
Для добавления пользователя перейдите в раздел меню Главное → Пользователи. Нажмите на кнопку Создать.
Заполните всю необходимую информацию по пользователю. Укажите физическое лицо, определяющее пользователя, выбрав из ниспадающего списка или кликнув активный переход Добавить на форму Физические лица и заполнив всю информацию по физическому лицу. Далее обозначьте роль пользователя в системе. Это необходимо для регулирования прав доступа пользователя к той или иной информации. С информацией, как создаются и назначаются роли, Вы можете ознакомиться ниже в данной статье.
Роли необходимы для прикрепления к пользователям. К ролям можно прикреплять пользователей, доступы к тем или иным действиям/формам, модули.
По умолчанию в системе имеются 12 ролей, но при необходимости можно создавать дополнительные роли. Для того чтобы создать роль, перейдите в раздел меню Главное → Пользователи → Роли. Нажмите на кнопку Создать.
Для настройки доступов нужно выбрать пункт Прикрепление доступов.
В открывшемся окне можно увидеть несколько вкладок для настроек.
формы – доступ к основным функциям программы;
отчеты – доступ к отчетам в программе;
накладные — доступ к накладным в программе;
виджеты — доступ к виджетам в программе;
внешние системы – доступы для внешних интеграций и обменов.
Штат или штатная единица в системе Smartup — это постоянный состав сотрудников организации, предприятия. Штаты дают возможность обозначать объем просматриваемой пользователем информации (только свою, своей группы или всей организации).
Создание штатов происходит следующим путем: перейдите в раздел меню Справочники → Основное → Штат. Нажмите кнопку Создать. В отобразившейся форме задайте название создаваемого штата. Например, бухгалтер. Также, в форме реализована возможность прикрепления штата непосредственно к рабочим зонам и обозначения принадлежности штата к определенной группе штатов.
Обратите внимание: создание штатов обязательно, так как вся политика работы системы привязана к штатам (доступы, отчеты, формы, рабочие зоны).
Это настраиваемая территория, на которой осуществляются все рабочие процессы. Создавая для каждой территориальной единицы (район/территория/участок) отдельную рабочую зону, Вы получаете инструмент, позволяющий безболезненно выполнять действия по смене и рокировке полевого персонала (торговый представитель/доставщик/мерчандайзер). Для добавления рабочей зоны перейдите в Справочники → Основное → Рабочие зоны. После сохранения формы необходимо прикрепить к ней данные (типы цен, наборы ТМЦ, склады и тому подобное).
Всё — штаты, роли, пользователи, контрагенты, наборы ТМЦ прикрепляются к рабочей зоне организации, к которой они относятся.
При создании организации рекомендуем Вам в Главном разделе меню, в подразделе Настройки системы → Заказ включить автогенерацию номера накладной и в Настройки системы → Основное указать страну расположения Вашей организации в поле Рабочая территория. Обратите внимание! Данные настройки производятся на уровне Организации.
Узнать об этапах создания организации можно из видео ниже либо перейти по статье Создание организации, где подробно описан весь процесс.
Для полноценной работы организации (филиала) требуется закрепить за ней справочники, созданные на уровне Администрирования. Перейдите в раздел Справочники → ТМЦ. Нажмите на кнопку Создать. Введите релевантные данные по ТМЦ. Укажите принадлежность ТМЦ к определенному набору ТМЦ.
Набор ТМЦ удобно создавать находясь в форме ТМЦ (создание).
Для создания набора кликните соответсвующий пункт на форме ТМЦ (создание). Из ниспадающего списка кликните на активный переход Добавить на форму Набор ТМЦ (создание) и заполните информацию по набору.
Если ТМЦ немного, то можно наполнить справочник вручную. Если номенклатура большая, то удобнее импортировать ее в Samrtup X.
Больше советов и подробную информацию по заполнению форм ТМЦ и наборов ТМЦ Вы найдете здесь.
Также необходимо создать склад, где будут храниться и приходоваться ТМЦ.
Склад создается непосредственно на уровне Организации.
Перейдите в раздел Склад → Справочники → Склады. Нажмите кнопку Создать.
Задайте название, тип склада, обозначьте материально ответственное лицо и рабочие зоны с которыми будет связан склад.
Подробнее, как это сделать, смотрите в видео:
Для реализации ТМЦ Вам необходимо внести цены и типы цен. В разделе Справочник → Цены нажмите кнопку Создать.
В отобразившейся форме заполните всю необходимую информацию, укажите тип цены Цена продажи или Цена закупки. В завершение созданную цену необходимо будет прикрепить к организации.
Если у вас множество цен, их также можно импортировать.
Перед сохранением цены проверьте валюту и учет серийных номеров. После сохранения их невозможно будет изменить. Все созданные цены прикрепляются к той организации, которая непосредственно будет ими оперировать. Как прикрепить цены к организации, Вы узнаете здесь.
Для ведения документооборота и взаиморасчетов с поставщиками и клиентами требуется внести информацию о них.
Прежде чем создавать клиентскую или базу поставщиков, необходимо создать юридическое или физическое лицо (зависит от организационно правовой формы). Юридическое/физическое лицо создается следующим путем: Справочники → Основное → Юридические лица Создать.
Чтобы создать физическое лицо, пройдите в раздел главного меню Справочники → Основное → Физические лица. Нажмите на кнопку Создать.
Справочник по клиентской базе формируется в разделе Справочники → Клиенты Создать.
Внесите всю необходимую информацию по клиенту и сохраните форму.
Справочник по базе поставщиков формируется в разделе Склад → Поставщики Создать. Далее к поставщику необходимо прикрепить ТМЦ, которые он Вам поставляет. Как это сделать, вы можете узнать здесь
Более подробно процесс можно изучить в видео:
Если ваша компания только начинает работу, этот шаг можно пропустить. Если на складе имеется товар и уже есть дебиторская и кредиторская задолженности, их можно внести, проделав следующие манипуляции:
Для внесения начальных остатков по ТМЦ пройдите Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ. Нажмите кнопку Создать.
Если у вас большой объем ТМЦ (товаров, продукции, сырья, услуг и/или рекламного оборудования) к вводу удобнее будет использовать функцию импорта.
В эту форму заносятся дебиторская и кредиторская задолженность по каждому клиенту
Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ → Ввод начального баланса клиента. Нажмите кнопку Создать.
Данная форма будет полезна, если вы под реализуемые товары предоставляете также и оборудование в аренду клиентам. Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ → Ввод начальных остатков оборудования клиентов. Нажмите кнопку Создать.
Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ → Ввод начального баланса поставщиков. Нажмите кнопку Создать. Данная форма необходима для отображения дебиторской или кредиторской задолженностей Вашей организации перед поставщиками.
Подробнее, как это сделать, смотрите в видео:
Если у Вас новая организация и пока нет остатков, вы можете пропустить шаги ввода начальных остатков и приходовать ТМЦ на склад в подразделе Закупки Для этого Вам необходимо выполнить переход к форме:
Склад → Документы → Закупки. Нажав на кнопку Создать, следуя простым шагам (Основное → ТМЦ → Дополнительные расходы → Завершение) приходовать ТМЦ на склад.
Важно! Приходование на склад ТМЦ закупленных у поставщиков всегда осуществляется через подраздел главного меню Закупки, и только потом посредством Приходование на склад ТМЦ. Также, осуществлена возможность приходования ТМЦ непосредственно в форме Закупка. Для приходования ТМЦ на склад в форме Закупка включите тумблер С приходом на склад и выберите склад приходования ТМЦ.
Если Вы при приходовании ТМЦ хотите учесть Ваши дополнительные расходы, установите флажок в пункте Внести дополнительные расходы.
Подробнее о закупке:
Продажа товаров клиенту осуществляется Продажа → Заказы, нажав на кнопку Создать. Также осуществлена возможность импорта заказов и создание розничного заказа.
Подробнее с процессом продажи товара клиенту Вы можете ознакомиться здесь или в видео:
Мин. версия — 5.0 (21 API). Рекомендуемая версия — 10 (29 API) или выше;
Мин. размер оперативной памяти — 4 GB. Рекомендуемый размер оперативной памяти — 8 GB;
Мин. количество ядер в процессоре — 4 (quad core) / 1.8GHz. Рекомендуемое количество ядер — 8 (octa core) / 2GHz, 1.8GHz;
Типы поддерживаемых процессоров — Samsung Exynos, Media Tek, Google Tensor, HiSilicon;
Поддержка Google Play Market.
Мин. версия — IPhone 6. Рекомендуемая версия — IPhone 11 и выше;
Мин. версия системы — IOS 12. Рекомендуемая версия системы — IOS 14 и выше.
Дополнительную информацию можно получить в Руководстве пользователя или в Службе поддержки клиентов по телефонам +998 71 203 03 01; +998 71 200 88 33, а также по электронной почте support@greenwhite.uz
Создание организации
Наполнение справочника ТМЦ
Установка цен
Формирование базы контрагентов
Внесение начальных остатков
Закупка товаров у поставщиков
Продажа товара клиенту
Общие сведения
1. Создание организации
Программный продукт Smartup имеет многоорганизационную иерархию, программа допускает создание неограниченного количества организаций (филиалов). В свою очередь любая организация является отдельным контрагентом (юридическим лицом), а процессы, протекающие внутри одной организации, не пересекаются с другими организациями.
Организация — подразделение юридического лица, осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Организации (филиалы) наделяют имуществом, создавшее их юридическое лицо, и действует они на основании утверждённых им положений.
Создание организации подразумевает следующие этапы:
Занесение данных организации в одноименную форму;
Добавление пользователей в систему;
Формирование штатных единиц организации;
Назначение ролей пользователям.
Обозначение рабочих зон;
Организация
Организация создается на уровне Администрирования.
Для создания организации перейдите в раздел меню Главное → Основное → Организации. Нажмите кнопку Создать.
Обратите внимание, все поля помеченные * являются обязательными к заполнению.
В открывшемся окне заполните необходимые Вам поля данной формы. Укажите юридическое лицо, к которому относится организация, и руководителя, и определите методы работы организации, отметив является ли организация плательщиком НДС и Акцизного налога. При активации НДС и/или Акцизного налога нужно указать процентную ставку, и в дальнейшем система будет производить автоматический расчет согласно установленному проценту.
Следующим этапом в создании организации будет наполнение справочников Юридические и Физические лица. Данный процесс необходим, так как из списка юридических лиц формируется база Ваших контрагентов, а из списка физических лиц — база Ваших сотрудников и пользователей системы.
Если у Вас уже есть база контрагентов (юридических лиц) и сотрудников (физических лиц) Вашей организации, удобнее будет воспользоваться функцией импорта и массово загрузить списки в систему. Для этого в каждой из форм — физические и юридические лица — рядом с кнопкой Создать отыщите кнопку с изображением перевернутого треугольника. При нажатии на нее откроется окно импортирования. Нажмите кнопку Шаблон, загрузите шаблон, скопируйте данные в шаблон и загрузите или перетащите файл в специальную прямоугольную зону.
Пользователи
Для добавления пользователя перейдите в раздел меню Главное → Пользователи. Нажмите на кнопку Создать.
Заполните всю необходимую информацию по пользователю. Укажите физическое лицо, определяющее пользователя, выбрав из ниспадающего списка или кликнув активный переход Добавить на форму Физические лица и заполнив всю информацию по физическому лицу. Далее обозначьте роль пользователя в системе. Это необходимо для регулирования прав доступа пользователя к той или иной информации. С информацией, как создаются и назначаются роли, Вы можете ознакомиться ниже в данной статье.
Роли
Роли необходимы для прикрепления к пользователям. К ролям можно прикреплять пользователей, доступы к тем или иным действиям/формам, модули.
По умолчанию в системе имеются 12 ролей, но при необходимости можно создавать дополнительные роли. Для того чтобы создать роль, перейдите в раздел меню Главное → Пользователи → Роли. Нажмите на кнопку Создать.
Для настройки доступов нужно выбрать пункт Прикрепление доступов.
В открывшемся окне можно увидеть несколько вкладок для настроек.
формы – доступ к основным функциям программы;
отчеты – доступ к отчетам в программе;
накладные — доступ к накладным в программе;
виджеты — доступ к виджетам в программе;
внешние системы – доступы для внешних интеграций и обменов.
Штат
Штат или штатная единица в системе Smartup — это постоянный состав сотрудников организации, предприятия. Штаты дают возможность обозначать объем просматриваемой пользователем информации (только свою, своей группы или всей организации).
Создание штатов происходит следующим путем: перейдите в раздел меню Справочники → Основное → Штат. Нажмите кнопку Создать. В отобразившейся форме задайте название создаваемого штата. Например, бухгалтер. Также, в форме реализована возможность прикрепления штата непосредственно к рабочим зонам и обозначения принадлежности штата к определенной группе штатов.
Обратите внимание: создание штатов обязательно, так как вся политика работы системы привязана к штатам (доступы, отчеты, формы, рабочие зоны).
Рабочая зона
Это настраиваемая территория, на которой осуществляются все рабочие процессы. Создавая для каждой территориальной единицы (район/территория/участок) отдельную рабочую зону, Вы получаете инструмент, позволяющий безболезненно выполнять действия по смене и рокировке полевого персонала (торговый представитель/доставщик/мерчандайзер). Для добавления рабочей зоны перейдите в Справочники → Основное → Рабочие зоны. После сохранения формы необходимо прикрепить к ней данные (типы цен, наборы ТМЦ, склады и тому подобное).
Всё — штаты, роли, пользователи, контрагенты, наборы ТМЦ прикрепляются к рабочей зоне организации, к которой они относятся.
При создании организации рекомендуем Вам в Главном разделе меню, в подразделе Настройки системы → Заказ включить автогенерацию номера накладной и в Настройки системы → Основное указать страну расположения Вашей организации в поле Рабочая территория. Обратите внимание! Данные настройки производятся на уровне Организации.
Узнать об этапах создания организации можно из видео ниже либо перейти по статье Создание организации, где подробно описан весь процесс.
2. Наполнение справочника ТМЦ
Для полноценной работы организации (филиала) требуется закрепить за ней справочники, созданные на уровне Администрирования. Перейдите в раздел Справочники → ТМЦ. Нажмите на кнопку Создать. Введите релевантные данные по ТМЦ. Укажите принадлежность ТМЦ к определенному набору ТМЦ.
Набор ТМЦ удобно создавать находясь в форме ТМЦ (создание).
Для создания набора кликните соответсвующий пункт на форме ТМЦ (создание). Из ниспадающего списка кликните на активный переход Добавить на форму Набор ТМЦ (создание) и заполните информацию по набору.
Если ТМЦ немного, то можно наполнить справочник вручную. Если номенклатура большая, то удобнее импортировать ее в Samrtup X.
Больше советов и подробную информацию по заполнению форм ТМЦ и наборов ТМЦ Вы найдете здесь.
Также необходимо создать склад, где будут храниться и приходоваться ТМЦ.
Склад создается непосредственно на уровне Организации.
Перейдите в раздел Склад → Справочники → Склады. Нажмите кнопку Создать.
Задайте название, тип склада, обозначьте материально ответственное лицо и рабочие зоны с которыми будет связан склад.
Подробнее, как это сделать, смотрите в видео:
3. Установка цен
Для реализации ТМЦ Вам необходимо внести цены и типы цен. В разделе Справочник → Цены нажмите кнопку Создать.
В отобразившейся форме заполните всю необходимую информацию, укажите тип цены Цена продажи или Цена закупки. В завершение созданную цену необходимо будет прикрепить к организации.
Если у вас множество цен, их также можно импортировать.
Перед сохранением цены проверьте валюту и учет серийных номеров. После сохранения их невозможно будет изменить. Все созданные цены прикрепляются к той организации, которая непосредственно будет ими оперировать. Как прикрепить цены к организации, Вы узнаете здесь.
4. Формирование базы контрагентов
Для ведения документооборота и взаиморасчетов с поставщиками и клиентами требуется внести информацию о них.
Прежде чем создавать клиентскую или базу поставщиков, необходимо создать юридическое или физическое лицо (зависит от организационно правовой формы). Юридическое/физическое лицо создается следующим путем: Справочники → Основное → Юридические лица Создать.
Чтобы создать физическое лицо, пройдите в раздел главного меню Справочники → Основное → Физические лица. Нажмите на кнопку Создать.
Справочник по клиентской базе формируется в разделе Справочники → Клиенты Создать.
Внесите всю необходимую информацию по клиенту и сохраните форму.
Справочник по базе поставщиков формируется в разделе Склад → Поставщики Создать. Далее к поставщику необходимо прикрепить ТМЦ, которые он Вам поставляет. Как это сделать, вы можете узнать здесь
Более подробно процесс можно изучить в видео:
5. Внесение начальных остатков
Если ваша компания только начинает работу, этот шаг можно пропустить. Если на складе имеется товар и уже есть дебиторская и кредиторская задолженности, их можно внести, проделав следующие манипуляции:
Ввод начальных остатков ТМЦ
Для внесения начальных остатков по ТМЦ пройдите Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ. Нажмите кнопку Создать.
Если у вас большой объем ТМЦ (товаров, продукции, сырья, услуг и/или рекламного оборудования) к вводу удобнее будет использовать функцию импорта.
Ввод начального баланса клиентов
В эту форму заносятся дебиторская и кредиторская задолженность по каждому клиенту
Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ → Ввод начального баланса клиента. Нажмите кнопку Создать.
Ввод начальных остатков оборудования клиентов
Данная форма будет полезна, если вы под реализуемые товары предоставляете также и оборудование в аренду клиентам. Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ → Ввод начальных остатков оборудования клиентов. Нажмите кнопку Создать.
Ввод начального баланса поставщиков
Склад → Документы → Ввод начальных остатков ТМЦ → Ввод начального баланса поставщиков. Нажмите кнопку Создать. Данная форма необходима для отображения дебиторской или кредиторской задолженностей Вашей организации перед поставщиками.
Подробнее, как это сделать, смотрите в видео:
6. Закупка товаров у поставщиков
Если у Вас новая организация и пока нет остатков, вы можете пропустить шаги ввода начальных остатков и приходовать ТМЦ на склад в подразделе Закупки Для этого Вам необходимо выполнить переход к форме:
Склад → Документы → Закупки. Нажав на кнопку Создать, следуя простым шагам (Основное → ТМЦ → Дополнительные расходы → Завершение) приходовать ТМЦ на склад.
Важно! Приходование на склад ТМЦ закупленных у поставщиков всегда осуществляется через подраздел главного меню Закупки, и только потом посредством Приходование на склад ТМЦ. Также, осуществлена возможность приходования ТМЦ непосредственно в форме Закупка. Для приходования ТМЦ на склад в форме Закупка включите тумблер С приходом на склад и выберите склад приходования ТМЦ.
Если Вы при приходовании ТМЦ хотите учесть Ваши дополнительные расходы, установите флажок в пункте Внести дополнительные расходы.
Подробнее о закупке:
7. Продажа товара клиенту
Продажа товаров клиенту осуществляется Продажа → Заказы, нажав на кнопку Создать. Также осуществлена возможность импорта заказов и создание розничного заказа.
Подробнее с процессом продажи товара клиенту Вы можете ознакомиться здесь или в видео:
8. Общие сведения
Рекомендуемые параметры устройств для корректной работы Smartup:
PC
Устройства работающие на Android
Мин. версия — 5.0 (21 API). Рекомендуемая версия — 10 (29 API) или выше;
Мин. размер оперативной памяти — 4 GB. Рекомендуемый размер оперативной памяти — 8 GB;
Мин. количество ядер в процессоре — 4 (quad core) / 1.8GHz. Рекомендуемое количество ядер — 8 (octa core) / 2GHz, 1.8GHz;
Типы поддерживаемых процессоров — Samsung Exynos, Media Tek, Google Tensor, HiSilicon;
Поддержка Google Play Market.
Устройства работающие на IOS
Мин. версия — IPhone 6. Рекомендуемая версия — IPhone 11 и выше;
Мин. версия системы — IOS 12. Рекомендуемая версия системы — IOS 14 и выше.
Дополнительную информацию можно получить в Руководстве пользователя или в Службе поддержки клиентов по телефонам +998 71 203 03 01; +998 71 200 88 33, а также по электронной почте support@greenwhite.uz
Обновлено на: 02/08/2023
Спасибо!